Tarjouspyynnön laatiminen

Hankintayksiköllä on laaja harkintavalta päättää, mitä se on hankkimassa ja millä ehdoilla sekä mitä hankinnan kohteen ominaisuuksia se painottaa. EU-kynnysarvon ylittävien hankintojen osalta tarjouspyynnön sisältövaatimukset on hankintalaissa määritelty tarkemmin kuin kansallisissa hankinnoissa.

Yleistä tarjouspyynnöstä

Hankintayksiköllä on laaja harkintavalta päättää, mitä se on hankkimassa ja millä ehdoilla sekä mitä hankinnan kohteen ominaisuuksia se hankinnassa painottaa. Tämän tulee ilmetä hankinta-asiakirjoista eli hankintailmoituksesta, tarjouspyynnöstä, neuvottelukutsusta (käytetään neuvottelua sisältävissä menettelyissä) tai muusta asiakirjassa johon hankintayksikkö viittaa kuvatakseen tai määrittääkseen hankinnan tai menettelyn eri osia. 

Tarjouspyyntö, neuvottelukutsu ja niiden liitteet on laadittava siten, että niistä yksiselitteisesti käy ilmi hankinnan sisältö, laatu, laajuus, hankinnan keskeiset ehdot ja hankintamenettelyn sisältö ja vaiheet.

Tarjouspyyntöasiakirjojen perusteella yritysten on voitava arvioida kiinnostustaan, soveltuvuuttaan ja mahdollisuuksiaan ehdokkaina tai tarjoajina.  

Tarjouspyyntö, neuvottelukutsu ja niiden liitteet on laadittava niin selviksi, että niiden perusteella voidaan antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia.

Tarjouspyyntö täydentää hankintailmoitusta. Jos tarjouspyyntö ja hankintailmoitus eroavat sisällöltään, noudatetaan hankintailmoitusta.

Tarjouspyynnön vähimmäissisältö EU-hankinnassa

Tarjouspyynnössä, hankintailmoituksessa, ehdokkaille osoitetussa kutsussa tai niiden liitteissä on oltava:

  1. hankinnan kohteen määrittely tai hankekuvaus sekä hankinnan kohteeseen liittyvät muut laatuvaatimukset;
  2. viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen;
  3. määräaika tarjousten tekemiselle;
  4. osoite, johon tarjoukset on toimitettava;
  5. kieli tai kielet, joilla tarjoukset on laadittava;
  6. tarjousasiakirjojen esittämistä ja muotoa koskevat muut vaatimukset;
  7. kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä neuvottelujen alkamispäivä sekä neuvotteluissa käytettävä kieli tai kielet;
  8. ehdokkaiden tai tarjoajien taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, teknistä soveltuvuutta ja ammatillista pätevyyttä koskevat ja muut vaatimukset sekä pyyntö täydentää yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja ja luettelo asiakirjoista, joita ehdokkaan tai tarjoajan sekä tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan on soveltuvuuden arviointia varten toimitettava;
  9. kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteet ja niiden suhteellinen painotus, kohtuullinen vaihteluväli tai poikkeuksellisissa tapauksissa vertailuperusteiden tärkeysjärjestys; 
  10. tarjousten voimassaoloaika;
  11. keskeiset sopimusehdot; 
  12. muut tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjousten tekemisessä.

Hankintayksikön on pyydettävä hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä toimittajia määräaikaan mennessä esittämään tarjouksensa. Tarjouspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja laadittava siten, että sen perusteella voidaan antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Tarjouspyyntö täydentää hankintailmoitusta.

Tarjouspyyntö kansallisessa hankinnassa

Hankintalaissa ei ole tarkempia määräyksiä kansallisen hankinnan tarjouspyynnön sisällöstä. Tarjouspyyntö on kuitenkin tehtävä kirjallisesti. Suullinen tarjouspyyntö ei ole mahdollinen.

Tarjouspyynnön keskeisenä tarkoituksena on kuvata hankinnan kohde syrjimättömällä tavalla sekä pyytää toimittajia määräaikaan mennessä esittämään tarjouksensa. Tarjouspyynnössä voidaan esittää:

  • hankinnan kohteen kuvaus
  • ehdokkaiden tai tarjoajien taloudelliseen ja rahoitukselliseen tilanteeseen, tekniseen kelpoisuuteen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät ja muut vaatimukset sekä luettelo asiakirjoista, joita ehdokkaan tai tarjoajan on tätä varten toimitettava
  • tarjouksen valintaperuste sekä mahdolliset vertailuperusteet
  • määräaika tarjousten tekemiselle
  • osoite, johon tarjoukset on toimitettava
  • tarjousten voimassaoloaika.

Tarjouspyynnössä on ilmoitettava ne tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjouksen tekemisessä, kuten esimerkiksi hankintayksikön käyttämä hankintamenettely taikka hankintayksikön käyttämät tarjoajan soveltuvuutta koskevat ehdot, jos näitä ei ole kuvattu jo hankintailmoituksessa.

Tarjouspyyntö on laadittava niin selkeäksi, että tarjoajat voivat antaa sen perusteella vertailukelpoisia tarjouksia. Vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan, jos hankintailmoitus ja tarjouspyyntö eroavat sisällöltään toisistaan, noudatetaan sitä, mitä hankintailmoituksessa ilmoitetaan.

Hankinta-asiakirjat oltava saatavilla hankintailmoituksen julkaisuhetkellä

Hankintayksikön on asetettava tarjouspyyntö, neuvottelukutsu ja niiden liitteet sekä muut hankinta-asiakirjat ilmaiseksi, rajoituksetta, suoraan ja kokonaan kaikkien saataville sähköisessä muodossa. Hankinta-asiakirjat on asetettava saataville siitä päivästä, jona hankintailmoitus on julkaistu. Ilmoituksessa on mainittava internet-osoite, jossa tarjouspyyntö ja muut hankinta-asiakirjat ovat saatavilla sähköisessä muodossa.