Tarjousten käsittely

Tarjousten käsittelyn tulee tapahtua suljettuna. Tietoja käsittelyn vaiheista tai hankinnan päätösesityksen valmistelusta ei pidä antaa ulkopuolisille ennen hankintapäätöksen tekoa.

Hankintayksikkö ei saa antaa tarjoajalle lisäaikaa tarjouksen tekemiseen eikä tarjoajalla myöskään ole mahdollisuutta täydentää puutteellista tarjoustaan tarjousajan umpeuduttua.

Tarjoajien tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi hankintayksikön velvollisuus on hylätä myöhästynyt tarjous.

Suosituksia tarjousten avaamisesta

Tarjoukset avataan tarjouksien tekemiselle varatun määräajan umpeuduttua. Tarjousten avaamisesta tai avaustilaisuudesta ei ole erityissäännöksiä hankintalaissa.

Esimerkiksi kuntien ja valtionhallinnon hankintaohjeiden mukaan suositetaan, että tilaisuudesta laaditaan pöytäkirja, jossa mainitaan tilaisuuden aika ja paikka, läsnäolijat, saapuneiden tarjousten lukumäärä sekä luettelo tarjoajista. Pöytäkirjaan kirjataan myös määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset ja mahdollisesti täysin virheelliset tai vahingoittuneet tarjoukset sekä muut normaalista poikkeavat seikat.

Käsittely vaiheittain

Kun asianmukaisesti saapuneet tarjoukset on avattu, aloitetaan tarjousten varsinainen käsittely vaiheittain:

  • Todetaan ja hylätään myöhästyneet tarjoukset.
  • Arvioidaan tai varmistetaan tarjoajan soveltuvuus.
  • Varmistetaan tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus.
  • Suoritetaan tarjouspyynnön mukaisten tarjousten keskinäinen vertailu.
  • Todetaan tarjouskilpailun voittaja.

Ehdoton vaatimus tarjousten käsittelyssä on tarjoajien syrjimätön ja tasapuolinen kohtelu. Mitä selvempi tarjouspyyntö on, sitä helpompaa tarjousten käsittely on.

Onko pois suljettavia ehdokkaita?

Hankintayksikön on ennen tarjousvertailuun ryhtymistä arvioitava, täyttävätkö ehdokkaat ja tarjoajat niille asetetut taloudelliseen ja rahoitukselliseen tilanteeseen sekä tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät ennalta ilmoitetut vähimmäisvaatimukset. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Hankintayksikkö voi harkintansa mukaan sulkea päätöksellään tarjouskilpailun ulkopuolelle myös tarjoajan, joka on tai jonka johtohenkilö on konkurssissa taikka jonka velkoja on vahvistetulla akordilla, saneerausohjelmalla tai muussa vastaavassa lainsäädäntöön perustuvassa menettelyssä järjestelty tai jonka konkurssiin asettaminen tai purkaminen taikka saneerausmenettely on vireillä. Tarjouskilpailun ulkopuolelle voidaan sulkea myös tarjoaja, joka on laiminlyönyt velvollisuutensa maksaa veroja tai sosiaaliturvamaksuja.

Vain kirjallisessa tarjouksessa esitetyt tiedot huomioon

Hankintayksikkö voi ottaa tarjousvertailussa huomioon lähtökohtaisesti ainoastaan sellaiset tiedot, jotka tarjoaja on esittänyt kirjallisessa tarjouksessaan. Tarjousten vertailu on tehtävä objektiivisesti, tarjoajia syrjimättömästi ja tasapuolisesti hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä ilmoitetun vertailuperusteen mukaisesti.

Hankintayksikkö voi pyytää täydennyksiä pieniin puutteisiin

Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta. Näin ainakin silloin, jos tarjouksen vastaamattomuus voi vaikuttaa tarjouksen sisältöön tai tarjousten vertailtavuuteen.

Pienten, tarjousten vertailtavuuteen vaikuttamattomien puutteellisuuksien vuoksi tarjousten sulkeminen tarjouskilpailusta saattaa olla kohtuuton seuraamus rikkomuksen vakavuuteen nähden. Tällaisissa tilanteissa hankintayksikön tulisi pyytää tarjoajaa täydentämään tai täsmentämään tarjoustaan tai siihen liittyviä selvityksiä tai asiakirjoja. Tarjouspyyntö on jo itsessään saattanut olla niin tulkinnanvarainen, että täsmennysten pyytäminen on perusteltua.

Tarjoukset julkisiksi tarjoajille päätöksen jälkeen

Tarjouskilpailussa tehdyt tarjoukset tulevat asianosaisia eli tarjoajia kohtaan julkisiksi sen jälkeen, kun hankintapäätös on tehty. Julkisessa hankinnassa tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä on aina annettava asianosaiselle riippumatta siitä, ovatko tiedot luokiteltavissa liike- tai ammattisalaisuuden piiriin kuuluviksi.

Tarjouskilpailussa tehdyt tarjoukset tulevat yleisöjulkisiksi sen jälkeen, kun hankintasopimus on tehty.

Tiedot tarjouksista annettava

Hankintayksikön on annettava tietoja tarjouskilpailussa annetuista tarjouksista joko siten, että tietojen pyytäjä tutustuu tarjouksiin hankintayksikön tiloissa, tai siten, että hankintayksikkö antaa tarjouksista kopioita. Hankintayksikön on lähtökohtaisesti annettava tietoja tarjouksista pyytäjän pyytämällä tavalla.