Tarjouspyynnön laatiminen

Hankintayksiköllä on laaja harkintavalta päättää itse, mitä se on hankkimassa ja millä ehdoilla sekä mitä hankinnan kohteen ominaisuuksia se painottaa.

Tarjouspyyntöasiakirjat on laadittava siten, että niistä käy yksiselitteisesti ilmi hankinnan sisältö, laatu, laajuus, hankinnan keskeiset ehdot ja hankintamenettelyn sisältö ja vaiheet.

Tarjouspyyntöasiakirjojen perusteella yritysten on voitava arvioida kiinnostustaan, soveltuvuuttaan ja mahdollisuuksiaan ehdokkaina tai tarjoajina. Tarjouspyynnön on oltava niin selkeä, että sen perusteella annettavat tarjoukset ovat yhteismitalliset ja vertailukelpoiset.

Hankinnan kohteen määrittämisen ohella hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajien rahoitukselliselle ja taloudelliselle tilanteelle, tekniselle suorituskyvylle ja ammatilliselle pätevyydelle eli alan toimijoiden kyvylle toteuttaa hankinta.

Vaatimukset suhteutettava hankintaan

Asetettujen vaatimusten tulee liittyä tarjoajan edellytyksiin toteuttaa hankinta, ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen. Soveltuvuusvaatimusten tulee olla puolueettomia eivätkä ne saa vaarantaa ehdokkaiden tai tarjoajien tasapuolista kohtelua.

Hankintayksikön on hankinnan luonteen ja laajuuden perusteella harkittava vaatimusten tasoa. Soveltumattomat tai liian ankarat vaatimukset voivat rajoittaa tarpeettomalla tavalla kilpailua.

Hankintayksikkö voi pyytää selvityksiä rahoituksesta ja taloudesta

Hankintayksikkö voi pyytää ehdokasta tai tarjoajaa osoittamaan rahoituksellisen ja taloudellisen tilanteensa, jotta se voi arvioida tarjoajan taloudellista suorituskykyä suhteessa hankinnan toteuttamiseen. Hankintayksikkö voi pyytää tietoja myös valitessaan ehdokkaita rajoitetussa menettelyssä.

Hankintayksikkö voi pyytää ehdokkaalta esimerkiksi

  1. pankin tai luottolaitoksen lausuntoa yrityksen luottokelpoisuudesta tai selvitystä ammatinharjoittajan asianmukaisesta vastuuvakuutuksesta,
  2. yrityksen tilinpäätöstietoja (tuloslaskelma, tase, toimintakertomus, muut tilinpäätösasiakirjat sekä konsernitilinpäätös), jos nämä on julkaistava ehdokkaan tai tarjoajan sijoittumismaassa,
  3. todistusta yrityksen kokonaisliikevaihdosta ja liikevaihdosta hankintasopimuksen kohteena olevalta toimi alalta enintään kolmelta viimeksi kuluneelta tilikaudelta, jos liikevaihtoa koskevat tiedot ovat saatavilla.

Hankintayksikkö voi pyytää todisteita pätevyydestä

Hankintayksikkö voi pyytää ehdokasta tai tarjoajaa osoittamaan myös teknisen suorituskykynsä ja ammatillisen pätevyytensä. Siten se voi arvioida, täyttääkö tarjoaja tai rajoitetun menettelyn ehdokas tarvittavat vähimmäisvaatimukset.

Hankintayksikkö voi pyytää esimerkiksi seuraavia asiakirjoja:

Todistus tarjoajan tai yrityksen johtohenkilöiden sekä erityisesti palvelun tai urakan suorittamisesta vastaavien henkilöiden koulutuksesta ja ammatillisesta pätevyydestä

  • esimerkiksi tutkintotodistukset tai ansioluettelot

Luettelo viimeksi kuluneen enintään viiden vuoden aikana toteutetuista rakennusurakoista sekä todistus merkittävimpien urakoiden asianmukaisesta toteuttamisesta. Todistuksesta tulee käydä ilmi urakoiden arvo, ajankohta ja toteutuspaikka sekä se, onko työt tehty ammattialan sääntöjen mukaan ja siitä, onko ne saatettu asianmukaisesti päätökseen.

  • tarjoajien tasapuolisen kohtelun periaatteen ja kilpailuolosuhteiden hyödyntämistä koskevien vaatimusten kanssa ristiriitainen voi olla menettely, jossa painoarvoa annettaan yrityksen sellaisille referensseille, joilla ei ole merkitystä hankinnan kohteena olevan rakennusurakan kannalta.

Selvitys rakennusurakoitsijan keskimääräisestä vuotuisesta työvoimasta ja johtohenkilöiden lukumäärästä enintään viimeisen kolmen vuoden aikana;

  • työvoiman ja johtohenkilöiden lukumäärän käyttäminen ehdokkaiden tai tarjoajien valinnan perusteina voi olla perusteltua esimerkiksi hyvin laajoissa hankinnoissa, jotka edellyttävät työvoiman nopeaa saatavuutta
  • työvoiman määrää koskevan vaatimuksia asetettaessa tulee käyttää kohtuuharkintaa, koska ylimitoitetut työvoiman määrää koskevat vaatimukset voivat pienemmissä hankinnoissa syrjäyttää aiheettomasti tarjouskilpailusta pienempiä yrityksiä

Ei ylimitoitettuja vaatimuksia selvityksistä

Hankintayksikkö voi hankinnan kohteen sitä edellyttäessä pyytää tarjoajalta selvityksen rakennusurakan toteuttamisessa toteutettavista ympäristönhoitotoimenpiteistä.

Selvitysten vaatimisen tulee olla perusteltua menettelyn kohteena olevan rakennusurakan laadun ja laajuuden kannalta. Vaatimusten tulee myös olla kohtuullisessa suhteessa hankinnan toteuttamiseen liittyvien riskien minimointitavoitteen kanssa.

Huomiota tulee lisäksi kiinnittää siihen, millä tavoin vaatimukset vaikuttavat ehdokkaiden tai tarjoajien määrään. Vaatimusten ei tule olla perusteettomia tai ylimitoitettuja.

Tekniset eritelmät eivät saa syrjiä

Hankinnan sisältöä kuvaavat tekniset eritelmät on esitettävä hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Teknisten eritelmien on mahdollistettava tarjoajille yhtäläiset mahdollisuudet osallistua tarjouskilpailuun. Tekniset eritelmät eivät saa perusteettomasti rajoittaa kilpailua julkisissa hankinnoissa.

Teknisissä eritelmissä ei saa mainita tiettyä valmistajaa tai tiettyä alkuperää olevia tavaroita. Teknisessä eritelmässä ei myöskään saa viitata tavaramerkkiin, patenttiin, tuotetyyppiin, alkuperään, erityiseen menetelmään tai tuotantoon siten, että viittaus suosii tai syrjii tiettyjä tarjoajia tai tavaroita.

Tällainen viittaus on poikkeuksellisesti sallittu vain, jos hankintasopimuksen kohdetta ei ole mahdollista riittävän täsmällisesti ja selvästi kuvata muutoin. Viittaukseen on liitettävä ilmaisu "tai vastaava".