Hankintapäätös

Hankintayksikön on tehtävä hankinnasta kirjallinen päätös. Hankintapäätöksestä täytyy ilmetä, mihin seikkoihin hankintapäätös ja voittajan valinta perustuvat.

Jos valintaperusteena on käytetty kokonaistaloudellista edullisuutta, hankintapäätöksestä on käytävä ilmi myös se, miten vertailuperusteita on sovellettu.

Ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavia ratkaisuja voidaan myös tehdä hankintamenettelyn aikana vaiheittain esimerkiksi ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuudesta tai tarjousten tarjouspyynnönmukaisuudesta. Hankinta voidaan myös keskeyttää. Näistä kaikista ratkaisuista on tehtävä kirjallinen perusteltu päätös.

Ratkaisu perusteltava

Hankintayksikön tulee joko hankintapäätöksessä tai siihen liittyvissä muissa asiakirjoissa kertoa ratkaisuun vaikuttaneet seikat. Tämä on tehtävä sellaisella tarkkuudella, että ehdokas tai tarjoaja voi päätöksen ja sen perustelujen nojalla arvioida, onko hankintamenettelyssä noudatettu lain velvoitteita.

Hankintayksikön on liitettävä tekemäänsä päätökseen valitusosoitus, jossa selostetaan, miten asia on mahdollista saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi, hankintayksikön yhteystiedot sekä ohjeet oikaisukeinon käyttämisestä (oikaisuohje), joissa selostetaan, miten ehdokas tai tarjoaja voi saattaa asian uudelleen käsiteltäväksi hankintaoikaisuna.

Sähköpostilla tiedoksi yleensä lähetyspäivänä

Hankintayksikön tekemä päätös perusteluineen sekä valitusosoitus ja oikaisuohje on annettava tiedoksi kirjallisesti. Tiedoksianto tapahtuu käyttäen hankintayksikölle ilmoitettua sähköistä yhteystietoa tai kirjeitse.

Käytettäessä sähköistä yhteystietoa ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä. Tämä ajankohta on yleensä viestin lähettämispäivä.

Jos asiassa voidaan esittää luotettava selvitys tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai muusta vastaavasta seikasta, jonka vuoksi viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin, ajankohta voi olla muu kuin lähettämispäivä. Käytettäessä sähköistä tiedoksiantoa hankintayksikön on merkittävä viestiinsä erikseen tieto viestin lähettämispäivästä.

Kirjeenä tiedoksi viikon kuluttua lähetyspäivästä

Jos tiedoksianto tapahtuu kirjeitse, ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon seitsemäntenä päivänä niiden lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on tehtävä hankintasopimus. Hankintasopimus syntyy kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.