2.2. Neljännesvuosi-ilmoitusten teko ASCII –muodossa reskontrasta

Tietoja luovuttavat rakennusliikkeet ja muut rakennusalan yhteisöt voivat:
- muodostaa siirrettävät tiedot pääsääntöisesti operatiivisissa tietojärjestelmissään jo olevasta tiedosta
- toimittaa ne konekielisessä muodossa sopivalla medialla verohallinnolle

2.2.1. Käsitteet

Ilmoittaja
 Yritys tai yhteisö (rakennusliike tai muu tilaaja), joka luovuttaa tietoja.
 
Tilaaja     
 Yritys, joka on urakassa tilaavana sopijapuolena (voi olla esim.konsernin kohdalla eri kuin
 ilmoittaja). Tämä EI siis ole rakennusliikkeen asiakas.
 
Siirtoerä
 Kerralla siirrettävä tietueiden joukko.
 
Urakoitsija    
 Yritys (rakennusliike), joka on urakassa toimittavana sopijapuolena, ts. on tilaajan alihankkija. 
 
Valvonnan kohde
 Voi olla yhtiö tai luonnollinen henkilö.
 
Yritys 
 Yhtiö tai luonnollinen henkilö, joka harjoittaa liike toimintaa (tässä rakentamisalan ja sen erityisalojen toimintaa).
 
Asiakastunnus   
 Yritys- ja yhteisötunnus (Y-tunnus), yksilöi tilaajan ja urakoitsijan.

2.2.2. Ilmoitusajankohdat

llmoitusjaksot ja ajankohdat, joihin mennessä ilmoitettava:

• 01.01. - 31.03. >> 30.04
• 01.04. - 30.06. >> 31.07.
• 01.07. - 30.09. >> 31.10.
• 01.10. - 31.12. >> 31.01.

2.2.3. Tiedon lähettämistavat

Urakkatietojen lähettämisessä on käytössä kaksi lähettämistapaa, internet tai sähköpostilähetys.

A. Internet

Urakkatiedot voi lähettää excel-taulukkotiedostona (suurin mahdollinen tiedostokoko 10 Mt) internetin kautta, www.lomake.fi Lähettämistapana se on  turvallisempi kuin sähköpostilähetys, koska lähetystapa on suojattu. Käyttö tapahtuu pankkitunnuksen avulla tai sähköisen henkilökortin ja korttilukijan avulla. Lomake.fi:n käyttö on käyttäjälle maksutonta. Tietojen lähettämiseen vaaditaan verkkopankkien käyttämät asiointitunnukset ja –salasanat.

Lomake.fi kautta urakkatietojen lähetys tapahtuu tiedostoina. Järjestelmä on turvallinen ja suojattu sekä nopea

Osoite: www.lomake.fi   

- kirjoita hakusana kenttään: ”urakkatiedot” ja paina nappia "Hae"
- paina ”Tunnistaudu palveluun”
- valitse tunnistautumistapa
- pankkitunnukset
- henkilökohtainen pankkitunnus
- yritystunnus (Nordea ja Osuuspankki)
- HST-kortti (sähköinen henkilökortti ja kortinlukija)

Henkilön tai yrityksen pankkitunnusten käyttö on turvallista
- täytä urakkatiedot lomake (alaosassa liitetiedoston lisääminen)
- hae lähetettävät tiedostot: selaa painikkeella ja liitä tiedosto
- kun kaikki lähetettävät tiedostot on liitetty, paina lähetä
- saat lähetysraportin, jonka voit tulostaa ja tallentaa
- saat järjestelmään tallennetut raportit etusivun kohdasta oma arkisto
- lopuksi kirjaudu ulos etusivulta

B. Sähköpostilähetys suojattua sähköpostiyhteyttä käyttäen

C. Sähköpostilähetys normaalia sähköpostiyhteyttä käyttäen

Urakkatiedot voi lähettää verohallinnolle liitetiedostona sähköpostin kautta. Osoite on uusimaa.verovalvonnan.tietopalvelu@vero.fi

* * * * * * * * * * * * * * * * * *

Toivottavaa on, että tiedot aina luovutetaan yllämainituilla tavoilla.

Lisäksi verohallinto tarvittaessa voi vastaanottaa tiedot Uudenmaan tai Kaakkois-Suomen verovirastoon

MS-DOS yhteensopivilla levykkeillä, tai

CD-R / CD-RW –levyllä

Manuaalilomake on tarkoitettu ensisijassa niille ilmoittajille, joilla ei ole lainkaan mahdollisuutta antaa tietoja konekielisenä ja sähköisesti. Ylimääräisten tallennusten välttämiseksi tiedot tulisi luovuttaa, mikäli mahdollista, aina konekielisenä.

2.2.4. Merkkijärjestelmä

Merkkijärjestelmänä tulee ensisijaisesti käyttää ASCII-kooditusta, toissijaisesti ECBDIC-järjestelmää. ASCII-koodituksen kohdalla saatelomakkeella tulee mainita mitä ASCII-variaatiota on käytetty.

2.2.5 Tietuemuoto

Tiedot tallennetaan medialle kiinteämittaisin tietuein, tietue erottimena voidaan käyttää CR-LF merkkejä (suositeltavaa). Pakattuja numeerisia kenttiä tulee välttää mutta jos niitä käytetään niin aineiston mukana on oltava tietuekuvaus.

Tietueen täytemerkkinä käytetään SPACE-merkkiä, jolla täytetään sekä vajaat että kokonaan tyhjät kentät.

Allakuvatun tietuekuvauksen perusteella on tietueen pituus 325 merkkiä + tietue-erotin = 327 merkkiä. Poikkeaminen tästä tietuemuodosta on mahdollista vain erityistapauksissa (tällöin tietuekuvaus tulee liittää saatelomakkeeseen).

Merkinnät

Nx         
 Numeerinen kenttä x-numeroa
 
Cx         
 Merkkimuotoinen x-merkkiä
 
D
 Päivämääräkenttä (muodossa YYYYMMDD = C6)
 
P    
 Pakollinen kenttä
 

Ilmoittajan tiedot

I_astunnus          C11P          ilmoittajan y-tunnus

T_astunnus        C11             tilaajan y-tunnus
 

Urakoitsijan tiedot

Astunnus            C11             urakoitsijan y-tunnus

Nimi                    C80P          urakoitsijan virallinen (kaupparekisterin mukainen) nimi 

Osoite                 C40            lähiosoite 

Postinro 

Puhelin                C7

C15                      postitoimipaikka (vain numero) muodossa 00000

Urakoitsijan puhelinnumero
 

Urakan tiedot

Työmaatunnus  
 C10P   ilmoittajan käyttämä työmaan tunnus/nimi lisätietojen hankkimista varten 

Sijaintikunta
 C20   työmaan sijaintikunta selväkielisesti esim. "Helsinki"

Urakointilaji
 C15   urakan laji selväkielisesti (esim. "sähköurakka")

Urakkakohde
 C80   sanallinen kuvaus työstä/urakasta

Alkupvm.
 DP   siirtokauden 1. suorituksen maksupäivä

Loppupvm.
 DP   siirtokauden viim. suorituksen maksupvm.

Urakkasumma  
 N13   jakson aikana maksettu urakkasumma euroina ilman desimaaleja (vapaaehtoinen)
 

2.2.6. Eräitä sisällöllisiä tarkennuksia

Tietuemuodossa on varauduttu siihen, että yhdessä siirtoerässä luovutetaan useamman tilaajan tietoja (esim. konsernit voivat luovuttaa kaikkien konserniyhtiöiden tiedot yhdessä erässä). Tällöin käytetään tilaajan astunnus kenttää, tilaajan (tilaajien) yhteystiedot tulee tallentaa saatelomakkeeseen.

Urakoitsijatiedot voi poimia esimerkiksi urakoitsijan toimittamasta ennakkoperintärekisterin otteesta. Asiakastunnuksen käyttäminen erittäin tärkeää, joten ellei sitä ole olisi tietoina oltava osoite- ja puhelinnumerotietoja.

Nimeksi tulee tallentaa urakoitsijan virallinen, yritysten kohdalla kaupparekisterin mukainen nimi, henkilöiden kohdalla nimi tulee tallentaa mahdollisimman täydellisenä, sukunimi ensin.

Y-tunnus tallennetaan 9 merkin mittaisena siten, että tunnuksen ja tarkistusmerkin väliin tallennetaan väliviiva, esim. 7777777-7. Tunnuksen loppuun lisättäviä kolminumeroisia toimipistetunnuksia ei käytetä.

Lähiosoite ja postitoimipaikka (postinro) tallennetaan urakoitsijan vakinaisen toimipaikan mukaan. Postinumero tallennetaan puhtaasti numeerisena, maatunnusta (SF-) ei tarvitse liittää postinumeron eteen.

Puhelin- ja Fax-numerot tallennetaan kotimaan suuntanumeroineen sijoittamalla väliviiva numeron ja suuntanumeron väliin. Matkapuhelinnumeroiden sijaan tulee ensisijaisesti käyttää numeroita urakoitsijan vakinaiseen toimipaikkaan.

Urakoitsijan tiedot (kuten nimi ja osoite) voidaan tallentaa urakoitsijan omalla kielellä (Suomi ja Ruotsi) mikäli voidaan olettaa tämän olevan esim. nimen "virallinen" kieli.

2.2.7. Saatelomake

Kustakin siirtoerästä annetaan oheisen mallin mukainen saatelomake, josta käyvät ilmi siirtoerän tiedot, ilmoittajan yhteystiedot, tilaajien yhteystiedot sekä tietovälineen tekniset tiedot.

• Saatelomake (word)

• Siirto erästä ilmoitetaan miltä ajanjaksolta ko. aineisto on (vuosi ja neljännes) sekä aineiston poiminta/lähettämispvm.

• Ilmoittajasta annetaan yhteystiedot sekä yhteyshenkilö, johon voi siirtoerää koskevissa asioissa ottaa yhteyttä.

• Tilaajasta annetaan yhteystiedot (jos eri kuin ilmoittaja) sekä yhteyshenkilö, johon voi sisältöä koskevissa asioissa ottaa yhteyttä (esim. tositteiden hankkimista varten). Saatelomakkeen 2. sivu on va-rattu tilanteita varten, jossa tilaajia on useita.

• Tekniset tiedot -osioon tulee tallentaa riittävät tiedot aineiston purkamista varten.

2.2.8. Yhteystiedot ja neuvonta

Uudenmaan veroviraston asiakkaat:

Postiosoite:
Uudenmaan verovirasto
Verovalvonnan tietopalvelu 
PL 30
00052 VEROTUS

Muut:

Postiosoite:
Kaakkois-Suomen verovirasto
Verovalvonnan tietopalvelu
PL 501
45101 KOUVOLA

Sähköposti:
uusimaa.verovalvonnan.tietopalvelu@vero.fi

Neuvonta:
(09) 7311 4469